Los sistemas de gestión de colas (QMS) son soluciones impulsadas por la tecnología que optimizan el flujo de clientes y mejoran la eficiencia del servicio en varios sectores, específicamente en los bancos.
Desempeñan un papel crucial en la gestión eficaz de las colas y en la mejora de las experiencias de los clientes.
Un sistema de gestion de colas en bancos incluye quioscos de autoservicio ubicados estratégicamente dentro de la sucursal. Estos quioscos también pueden funcionar como máquinas de depósito de efectivo para realizar transacciones de rutina, como consultas de saldo, transferencias de fondos o depósitos de cheques.
La investigación dijo que el 73% de los clientes abandonarían una interacción si tuvieran que esperar más de 5 minutos en una cola. Por lo tanto, un sistema de gestión de colas reduce los tiempos de espera y brinda a los clientes opciones de autoservicio.
En este blog, exploramos los siguientes temas relacionados con la gestión de colas:
¡Comencemos!
Aunque los métodos tradicionales de colas han sido las opciones preferidas en los bancos para los clientes, es hora de actualizarse. Las colas bancarias tradicionales tienen algunas deficiencias. Veamos cada uno en detalle:
1. Largos tiempos de espera
Si un cliente visita su banco después de esperar en filas significativamente largas, no tiene un impacto positivo en su experiencia.
Larga cola en el banco crea una falsa percepción de mala calidad del servicio en los bancos. No solo disminuye el compromiso, sino que también reduce las posibilidades de clientes potenciales.
Desde el punto de vista del gerente de un banco, las colas tradicionales son una tarea engorrosa para los miembros del personal. El personal puede verse abrumado con una asignación inadecuada de recursos debido al aumento de la rotación durante las horas pico.
2. Frustración e insatisfacción del cliente
La mala gestión y las colas desorganizadas contribuyen a los altos niveles de insatisfacción de los clientes. Cuando los clientes tienen que esperar en largas colas, les hace reconsiderar su decisión de elegir su banco para hacer negocios.
La falta de transparencia entre el cliente y el banco conduce a una comunicación poco clara. A menudo, los clientes no están informados de los retrasos en las colas. Entonces, cuando llegan a la sucursal del banco para averiguarlo, se suma a su frustración.
3. Asignación ineficiente de recursos
Como resultado del hacinamiento en las instalaciones del banco, es difícil distribuir o utilizar los recursos disponibles a su máximo potencial. La asignación ineficiente de recursos puede relacionarse con problemas relacionados con la asignación de personal y el espacio.
Esto significa que puede haber una asignación insuficiente de miembros del personal en varios mostradores. Puede resultar en cargas de trabajo desequilibradas y tiempos de espera más largos para los clientes.
De igual manera, la inadecuada distribución de los recursos puede ocasionar que algunas ventanillas se llenen mientras otras permanecen inactivas.
El uso inadecuado del espacio en la instalación crea incomodidad para los clientes. No hay un área específica para la espera, lo que finalmente genera colas masivas.
4. Falta de información en tiempo real
La cola tradicional no tiene un software avanzado que recopile datos en tiempo real sobre los clientes. Esta limitación impide obtener información inmediata sobre el flujo de clientes, los tiempos de espera y el rendimiento del servicio.
Sin estos análisis, se vuelve un desafío para los bancos tomar decisiones basadas en datos y ofrecer a los clientes sus servicios preferidos para agregar a la experiencia general del cliente.
Un sistema de gestión de colas para bancos está diseñado para promover el flujo de clientes en los bancos. Se basa en tres principios de funcionamiento: interfaz con el cliente, unidad central de procesamiento e interfaz con los proveedores de servicios.
Como sugiere el nombre, la interfaz del cliente permite un amplio acceso a varios servicios. Estos incluyen dispensadores de boletos y aplicaciones móviles para unirse a la fila virtual. Ofrece una manera conveniente para que los clientes reserven citas.
Una unidad de procesamiento eficiente controla el sistema que recopila y gestiona los datos de los clientes e integra la tecnología con la infraestructura existente.
Finalmente, la interfaz de los proveedores de servicios permite que el personal del banco recopile análisis y vea y administre la cola. Pueden realizar un seguimiento del estado del cliente en tiempo real y priorizar las solicitudes de servicio.
Comprendamos en detalle cómo funciona cada parte del sistema de gestión de colas:
1. solución dispensadora de tickets
2. Señalización digital
3. Terminales de comentarios de los clientes
4. Software de gestión y panel de personal
1. solución dispensadora de tickets
Los clientes pueden simplemente acercarse a un quiosco de entrega de boletos cuando llegan a un banco. Dada la sencilla interfaz de los quioscos, los clientes pueden seleccionar directamente el servicio deseado y tomar un número de boleto.
Luego, los clientes reciben un boleto como marcador de posición virtual en la cola. Los quioscos dispensadores de boletos están diseñados para brindar una experiencia sin complicaciones, lo que permite a los clientes obtener rápidamente sus boletos y omitir y continuar con sus necesidades bancarias.
2. Señalización digital
Una vez que los clientes son atendidos en los dispensadores de boletos, reciben un número de boleto. El número se puede mostrar en la señalización electrónica a través de una solución de señalización digital. Las pantallas LCD muestran el estado de la cola.
También cuenta con un sistema de audio para gritar los números de boleto que se muestran en la pantalla. De esta forma, los clientes pueden realizar un seguimiento de su posición en la cola y anticipar cuándo es su turno.
3. Terminales de comentarios de los clientes
Además, el sistema de gestión de colas del banco permite funcionalidades adicionales, como la captura de comentarios de los clientes.
Los terminales de comentarios de los clientes colocados estratégicamente en las instalaciones del banco permiten a los clientes brindar sus opiniones y sugerencias.
Saber lo que sus clientes esperan de su banco ayuda a comprender el comportamiento del consumidor. Las soluciones de comentarios de los clientes también se pueden integrar en los quioscos de emisión de boletos existentes, que les piden a los clientes que califiquen su experiencia.
Esta valiosa retroalimentación ayuda al banco a mejorar sus servicios. Los bancos pueden comunicarse con sus clientes y abordar cualquier deficiencia.
4. Panel de personal y software de gestión
Un software central, como Spectra Queue Management Software con un tablero para la gestión del personal y herramientas adicionales, proporciona visibilidad en tiempo real de las colas de los clientes. Permita que los miembros del personal supervisen y gestionen el flujo de clientes de manera eficiente.
Con un panel de personal, es más fácil verificar la disponibilidad de los empleados y las tareas asignadas. El software de gestión facilita la integración perfecta con otros sistemas, como los sistemas de venta de entradas o los quioscos de autoservicio, lo que permite al personal abordar las necesidades de los clientes de forma proactiva.
Estas herramientas a menudo ofrecen capacidades avanzadas de análisis e informes. Permiten rastrear la longitud de las colas, identificar cuellos de botella y asignar recursos en consecuencia.
Los bancos pueden optimizar la programación del personal durante las horas pico y mejorar el servicio en general.
El sistema de gestión de colas analiza datos en tiempo real e identifica al miembro del personal apropiado con las habilidades necesarias para manejar la solicitud del cliente.
La implementación de un sistema de gestión de colas permite un flujo eficiente de clientes en el banco. Los clientes conocen el mostrador y el representante para acercarse. Esto minimiza los tiempos de espera y evita la frustración.
Dada la capacidad del servicio de gestión de colas para recopilar datos de los consumidores y analizar patrones, los bancos pueden comprender mejor a sus clientes. Esto conduce a una atención personalizada a los clientes, quienes reciben ofertas relacionadas con sus intereses y compromiso.
El sistema de gestión de filas de sucursales aumenta significativamente la satisfacción general del cliente al ofrecer un servicio eficiente y reducir la frustración del cliente. Garantiza una mayor lealtad y referencias positivas de boca en boca.
Un sistema de gestión de colas permite a los bancos asignar sus recursos de personal de forma más eficaz. Durante las horas pico, el sistema puede asignar automáticamente miembros adicionales del personal a los mostradores que experimentan un mayor tráfico de clientes, lo que reduce los tiempos de espera de los clientes.
Con un sistema de gestión de colas, los bancos pueden rastrear y evaluar las métricas de desempeño del personal, como el tiempo promedio de servicio y las calificaciones de satisfacción del cliente. Estos datos permiten a los gerentes identificar áreas de mejora y brindar capacitación específica para mejorar la eficiencia del personal.
Un proceso de cola automatizado ayuda a agilizar el flujo de trabajo dentro del banco. Por ejemplo, cuando los clientes ingresan al banco, pueden tomar un boleto virtual o registrar su llegada a través de un quiosco de autoservicio. Esto elimina la necesidad de distribución manual de boletos.
Obtenga información valiosa sobre las preferencias y los patrones de los clientes mediante el seguimiento de su comportamiento en las colas. Por ejemplo, puede identificar las horas pico analizando los tiempos de espera y asignar el personal en consecuencia.
Evalúe la eficiencia de sus servicios a través de métricas basadas en datos, como tiempos de espera promedio y duraciones de servicio. Identifique áreas de retraso y tome decisiones informadas para optimizar la asignación de recursos.
Tome decisiones informadas con los datos de comentarios de los clientes. Esto indica tiempos de espera más largos durante las horas del almuerzo, puede ajustar los horarios de personal o introducir quioscos de autoservicio para acelerar el proceso.
Un sistema de gestión de colas bien implementado tiene un valor inmenso para los bancos. Determina la regulación eficiente del flujo de clientes y rige las experiencias de los clientes.
Seleccione e invierta en un sistema de gestión de colas ideal para el banco que ofrezca supervisión de colas en tiempo real, señalización digital para la comunicación con el cliente, opciones de autoservicio y análisis de datos para conocer el rendimiento.